Il documento di progetto

Corso di formazione per operatori di OdV

Matelica, scuola di Medicina Veterinaria, 9 maggio – 6 giugno 2012 – Lezione n.4 (30.5.2012)

Docente: Francesco Splendiani

Il documento di progetto.

Se è difficile concepire un buon progetto, ancora più difficile è metterlo per iscritto. Le cose da dire sono tante e così interconnesse da rendere necessario un metodo per non incorrere in dimenticanze, contraddizioni, futuri problemi di gestione.

Il documento di progetto ha tre scopi principali: 1 – garantire la coerenza interna tra obiettivi, attività, risorse, e quant’altro necessario perché l’iniziativa sia utile, realizzabile e duratura; 2 – convincere i potenziali finanziatori sulla qualità del progetto e quindi sull’opportunità di sostenerlo; 3 – fungere da protocollo d’attività al momento della messa in opera.

I primi due scopi sono fortemente compenetrati perché è la coerenza che da credibilità; e non basta aver prodotto un bel progetto, realizzabile e sostenibile, se non si è in grado di farlo intendere correttamente ai diversi attori con una comunicazione efficace, fornita essenzialmente dal documento di progetto.

“Descrivere per convincere” diviene dunque un obiettivo specifico con cui conseguire diversi obiettivi generali: ottenere approvazione ed appoggio per il progetto, migliorare l’immagine percepita del proponente, accrescere la nostra abilità nella formalizzazione di progetti.

Per farsi capire ed accettare bisogna parlare alle persone con il loro “dialetto”. I documenti devono essere chiari, precisi, concisi, ma soprattutto facili da leggere e comprendere: a questo concorre persino l’aspetto grafico, che deve invitare alla lettura e facilitare l’acquisizione della logica interna dell’argomentazione.

Diviene quindi necessario un accordo tra le parti su come le cose vadano espresse e per questo è stata formalizzata una metodologia precisa ed una terminologia tecnica.

Le istituzioni impegnate nella cooperazione allo sviluppo condizionano il loro intervento alla qualità del progetto ed alla suo corrispondenza con i propri obiettivi programmatici, e per essere facilitati nel riscontro di questi requisiti pretendono che le proposte siano inseriti in formulari (format) che essi stessi predispongono. Possiamo far conto che il documento di progetto sia un racconto sintetico di cosa si vuol fare, come, dove, quando e perché, ma che l’indice della relazione sia già stato scritto da qualcun altro.

Le  condizioni per il finanziamento non sono negoziabili e quindi il redattore di un progetto è tenuto ad adeguarvisi; ma il contenuto scritto di un progetto è comunque una comunicazione persuasiva tra esseri umani, e quindi il vincolo di una certa schematizzazione e dell’uso di parole chiave non esclude la necessità di una stesura valida anche dal punto di vista retorico.

Tutto quello che può essere detto può essere detto chiaramente: è anche questo un prerequisito per dotare di facile comunicabilità e persuasività un documento. Dobbiamo pensare che probabilmente il nostro progetto non sarà l’unico ad essere valutato e che quindi ci troveremo in situazione di concorrenza con altre proposte, in una gara da vincere.

Quando costruisco il progetto voglio che sia fattibile, pertinente, sostenibile, ma quando lo scrivo voglio che sia finanziato. Ecco perché il lavoro di redazione non è meno importante di quello di ricerca e di ideazione creativa.


Un progetto non dovrebbe essere scritto perché è comparsa un’offerta di finanziamento per una certa azione in un certo luogo. Il progetto nasce da un bisogno già manifestato, quindi bisogna essere in grado di scrivere un buon progetto anche quando non esiste ancora un possibile finanziatore, con i suoi “format” ed i suoi termini di riferimento.

Ogni agenzia impegnata nella formulazione di progetti dispone quindi di propri schemi già pronti, utilizzabili come guida alla scrittura di un documento. Questi schemi possono essere adattati in relazione al caso particolare, oppure servire come contenitori del materiale che sarà poi trasposto nei formulari delle istituzioni finanziatrici. In ogni caso bisogna scegliere uno o più prototipi da utilizzare per diversi tipi di progetto.

Quello che qui di seguito viene proposto come strumento di lavoro è lo schema di documento di progetto pubblicato nel 2006 dal Ministero degli Affari Esteri italiano per i progetti promossi dalle ONG.

Prima di fornire lo strumento, vengono proposti una serie di criteri di cui tener conto affinché un progetto sia considerato prioritario; questi criteri sono utili anche in caso di presentazione del documento ad altri soggetti e quindi il caso di riportarli, precisando che un progetto ha probabilità di essere considerato prioritario quando:

  1. tiene conto di aspetti qualificanti dello sviluppo, e in particolare degli “Obiettivi di sviluppo del millennio”, con particolare attenzione ai paesi più poveri;
  2. favorisce la creazione di occupazione e la produzione di reddito, con ciò contribuendo al rafforzamento della società civile nel paese beneficiario;
  3. prevede azioni di tipo sociale volte a favorire il rientro e il reinserimento nel paese beneficiario di emigrati o profughi; la lotta alla corruzione; la protezione dell’infanzia e delle donne; il sostegno a programmi volti a favorire il reinserimento sociale di disabili e dei portatori di handicap;
  4. prevede l’utilizzazione di opere o attrezzature relative ad altri progetti rimasti incompiuti o inoperanti;
  5. è consortile, prevedendo la partecipazione di più ONG con differenti specializzazioni e tra loro associate.

Questi criteri di priorità, assieme a quelli di qualità indicati nella metodologia del quadro logico, sono elementi utili la “gara” che così spesso si verifica tra i tanti progetti proposti alla stessa fonte di finanziamento.

Il documento di progetto proposto dal MAE, qui descritto, comprende due parti: la prima, suddivisa in 10 capitoli, è relativa al progetto stesso, la seconda, in tree capitoli, a chi lo presenta.

1 – PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

1 – Informazioni generali e sintesi; 2- Contesto e giustificazione; 3 – Strategia ed obiettivi; 4 – Risultati attesi ed attività; 5 – Quadro logico; 6- Metodologia; 7 – Cronogramma; 8 – Sostenibilità; 9 Risorse; 10 Piano finanziario.

2 – PRESENTAZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE PROPONENTE.

1- Attività e strutture operative; 2 – Capacità di promozione e gestione progetti; 3 – Organizzazioni partner.

1 -Presentazione del progetto.

Il primo capitolo ha per titolo “1 – Informazioni generali e sintesi” e si suddivide in tre argomenti: 1.1 – Informazioni generali (è una scheda); 1.2 – Sintesi del progetto (è un succinto riassunto); 1.3 – Sintesi del piano finanziario (sono due tabelle).

1.1    – Informazioni generali.

Si ripetono le informazioni che già risultano nella copertina del documento, inserendo maggiori dettagli.

Va ben identificato il proponente, anche con i dati del suo accreditamento ufficiale, se lo possiede.  Bisogna fornire i dati bancari e fiscali. Si indica la persona di riferimento ed i modi per contattarla.

Del progetto va indicato il titolo, il luogo in cui si attua (Paese, regione,località), la controparte locale, la durata prevista, la data di presentazione del documento, il costo totale e le sue componenti: apporti dei diversi attori (monetari o valorizzati) e percentuale di ciascun apporto rispetto al totale. Se si chiede un contributo, ne va indicato l’ammontare e quale percentuale del totale esso rappresenta.

1.2 – Sintesi del progetto.

Senza eccedere le 20 righe, deve riassumere in cosa consiste il progetto. Al lettore va chiarito in quale ambito si colloca il progetto (obiettivi generali), cosa vuole ottenere (obiettivo specifico), chi ne beneficerà (dati anche quantitativi), cosa realizzerà e come.

1.3 – Sintesi del piano finanziario.

Una tabella elenca le voci di spesa, con suddivisione in sotto-voci quando necessario. Ogni voce ha un suo codice, il suo costo previsto e la percentuale del totale che rappresenta.

Una seconda tabella elenca le fonti di finanziamento (costi a carico), con gli importi e le relative percentuali sul totale.

Il secondo capitolo riguarda “2 – Contesto e giustificazione” e va contenuto entro 4 pagine. In questo capitolo si affrontano 5 temi, fornendo per ciascuno informazioni sintetiche e chiare su: 2.1 – Contesto generale; 2.2 – Gruppo beneficiario e contesto specifico; 2.3 – Origine ed aspetti istituzionali del progetto; 2.4 – Controparte locale; 2.5 – Altri attori istituzionali rilevanti.

2.1 – Contesto generale.

Si parla del Paese, dell’area e del settore specifico su cui il progetto interviene. Più che riportare dati generali ufficiali, è opportuno mettere in rilievo le caratteristiche peculiari del Paese, specie per quanto riguarda bisogni e problemi, per dimostrare la buona conoscenza e familiarità con il contesto in cui si va ad operare.

2.2 – Gruppo beneficiario e contesto specifico.

Qui si affrontano 5 sotto-temi distinti:

2.2.1 – Gruppi di beneficiari diretti ed indiretti, quantificati numericamente, con le loro caratteristiche culturali, sociali, economiche e socio-organizzative.

2.2.2 – Problemi/bisogni dei beneficiari che il progetto vuole risolvere, e quelli che invece non vengono affrontati; bisogna dimostrare di conoscere sia le potenzialità di sviluppo esistenti, sia i fattori che ostacolano la loro realizzazione.

2.2.3 – Ragioni e metodi che hanno portato alla selezione di quei particolari beneficiari e delle attività previste.

2.2.4 – Rilevanza e pertinenza del progetto rispetto ai bisogni ed ai problemi dei gruppi beneficiari; l’argomentazione deve essere rigorosa e non superficiale.

2.2.5 – Mappa della zona d’intervento: non basta l’area geografica globale, è opportuno il miglior dettaglio possibile, perché ancora una volta bisogna dimostrare di conoscere bene la situazione locale in cui si interviene.

2.3 – Origine e aspetti istituzionali del progetto.

Bisogna giustificare due cose:

2.3.1 – Perché ci stiamo impegnando in questo progetto? Da quale richiesta nasce, in quali circostanze ci è pervenuta,  quali rapporti esistevano con le controparti.

2.3.2 – In che modo il progetto si inserisce nel contesto socio economico del Paese? Abbiamo una lettera delle autorità locali che dimostri il gradimento del nostro progetto?

2.4 – Controparte locale.

La controparte locale è l’organizzazione che firma un accordo in cui si impegna ad assumere la responsabilità della gestione delle attività generate dal progetto, dopo la sua conclusione. Tale organizzazione viene descritta in dettaglio: nome, indirizzo, recapiti, legale rappresentante, data di creazione, natura giuridica; oltre a ciò si spiegano le sue caratteristiche socio-organizzative e le principali attività (struttura operativa, finalità sociali, rapporti con i beneficiari, collaborazione con altri enti e precedenti rapporti con la ONGE’ opportuno allegare al documento lo statuto o altra documentazione costitutiva.

2.5 – Altri attori istituzionali rilevanti

Vanno presentati sinteticamente tutti gli altri attori istituzionali rilevanti (pubblici o privati; locali, nazionali o internazionali), che per le loro funzioni o ruoli devono essere vengono presi in considerazione, valorizzati ed eventualmente coinvolti nella realizzazione del progetto.

Il terzo capitolo descrive “3 – Strategia ed obiettivi”, non occupando più di una pagina.

3.1 – Strategia prescelta

Ricavata dalle analisi dei problemi e degli obiettivi, fa capire il percorso che si è preferito seguire per migliorare la situazione problematica, spiegando perché si è preferito selezionare determinati obiettivi progettuali.

3.2 –  Obiettivi generali

Si definisce “Obiettivo generale” l’ampio obiettivo, settoriale o sub settoriale, al raggiungimento del quale il progetto intende contribuire. Non è raggiungibile con il progetto, da solo: è il risultato di serie di interventi ed altri sforzi convergenti effettuati nel tempo.

Gli obiettivi generali sono espressi in termini di miglioramento, potenziamento, ampliamento, stimolo di capacità, in ambiti collegati alle problematiche di cui si occupa il progetto.

3.3 – Obiettivo specifico del progetto

Si definisce “Obiettivo specifico” il flusso di benefici, duraturi e chiaramente identificati, che il progetto – nell’ambito della sua durata e zona d’operazioni- intende produrre a favore dei Beneficiari. Lo si considera adeguato, essenziale e realistico se è suscettibile di essere quantificato in termini di benefici. A questo scopo va corredato deglii Indicatori Oggettivamente Verificabili che consentono di controllarne prima la fattibilità e poi il conseguimento.

Nel verificare se il raggiungimento dell’Obiettivo specifico, coerente con l’Obiettivo generale, permetterà di risolvere i problemi principali, vanno identificati i destinatari dei benefici (economici o di altro genere) prodotti dal progetto e delimitata la zona d’operazioni.

Il quarto capitolo si occupa di “4 – Risultati attesi e Attività previste”, per descriver i quali può disporre di 5 pagine, al massimo.

4.1 – Risultati attesi

Si definiscono “Risultati attesi” i prodotti, fisici e non, delle attività di progetto, che nell’insieme portano al raggiungimento dell’Obiettivo specifico. Sono generalmente più di uno e sono sempre quantificati: ad esempio,  numero di persone formate, numero di dispensari costruiti, numero di cooperative organizzate funzionanti e dotate di autonomia gestionale e finanziaria.

4.1.1 – I singoli Risultati attesi dalle attività del progetto devono essere elencati sinteticamente, quantificati ed eventualmente suddivisi per componenti (settori, tipologie, ecc.).

4.1.2 – Per ciascun risultato atteso si devono formalizzare gli Indicatori oggettivamente verificabili che ne misurano il grado di raggiungimento.

4.2 – Attività previste

Per ogni singolo risultato atteso e, immediatamente di seguito, vanno dettagliate le singole attività necessarie

necessarie per raggiungerlo, specificando – quando necessario – il ruolo degli attori coinvolti (ONG, controparte, ecc.).

4.3 – Codifica

I codici e le denominazioni specifiche introdotti per i Risultati attesi e per le Attività previste (ed eventualmente per gli Obiettivi specifici, se ce ne sono più di uno) devono restare immutati in tutti gli altri contesti nei quali essi vengono menzionati (quali il Quadro Logico ed il Cronogramma operativo ).

Il quinto capitolo riporta il “5 – Quadro logico”, che viene presentato in forma di tabella, non occupando più di tre pagine.

Nella prima colonna (logica sell’intervento) gli Obiettivi generali sono indicati come effetti (“miglioramento di …”); l’Obiettivo specifico è indicato con verbi all’infinito (“Ridurre …”, “Sviluppare …”); i Risultati con verbi al passato (“Riabilitato …” Risolto …”); le Attività con sostantivi (“Produzione di …” “Realizzazione di …”).

Gli indicatori sono indicati con misure (spesso percentuali) di cambiamenti. La fonti di verifica sono solitamente registri o altri documenti. Le condizioni sono espresse da termini come “presenza”, “assenza”, “disponibilità di”, ecc.

Le risorse sono espresse come elenco di ciò che è necessario, complessivamente (non per singola attività).

I costi si riferiscono alle singole risorse, ma ci sono alcune voci generali (costi del progetto, costi del monitoraggio, spese generali, ecc.).

Il sesto capitolo tratta le “6 – Modalità d’esecuzione”; in non più di 4 pagine, si forniscono gli  elementi informativi, sintetici e chiaramente distinti, per quattro temi:

6.1. – Metodologie di riferimento

6.1.1 – Si elencano e descrivono sinteticamente le principali metodologie (uso del microcredito, capacity building, ecc.) che verranno utilizzate per la gestione del progetto.

6.1.2 – Si specificano i meccanismi e le modalità d’applicazione delle metodologie (ad esempio, come opereranno gli eventuali fondi di rotazione e microcredito, chiarendo i criteri di scelta dei beneficiari, le modalità di erogazione e di rimborso, l’impiego finale dei fondi generati).

6.2  – Organizzazione operativa

6.2.1 Si deve illustrare l’organizzazione generale, le procedure e le responsabilità di esecuzione delle attività di progetto, specificando ruolo e funzioni operative dei vari attori coinvolti (ONG, controparte, autorità locali, organizzazioni dei beneficiari, ecc.), tenendo conto dell’evoluzione di tali attori durante la realizzazione del progetto (come nel caso della creazione di nuove organizzazioni).

6.2.2 – Vanno specificati gli accordi relativi alla gestione e alla proprietà (durante l’esecuzione e dopo la conclusione del progetto) dei beni acquisiti.

6.3  – Contesti operativi di riferimento

                6.3.1 – Bisogna indicare se e come il progetto s’inserisce in contesti operativi di riferimento più ampi, come ad esempio: politiche o programmi-paese realizzati dal governo nazionale, dalle Cooperazioni nazionali o da altri donatori internazionali, dalla ONG o dalla controparte; va anche detto se esso rappresenta il seguito di fasi anteriori dello stesso progetto.

6.3.2 –  Specificare, se del caso, come il progetto si articola rispetto ai predetti contesti operativi di riferimento dal punto di vista strategico e quali sono i meccanismi che assicurano il coordinamento interistituzionale.

6.4 – Monitoraggio e valutazione

6.4.1 – Si definiscono qui le caratteristiche del piano di monitoraggio, del relativo reporting e delle altre eventuali azioni necessarie per monitorare il progetto in corso d’opera ed assumere le iniziative correttive considerate necessarie. Gli indicatori dei Risultati attesi e dell’Obiettivo specifico sono quelli specificati nel Quadro logico.

6.4.2 – Va precisato se s’intende realizzare una valutazione finale (esterna o interna).

Il settimo capitolo riporta il “7 – Cronogramma operativo”, non più lungo di due pagine.

7.1. – Tabella del Cronogramma

Il cronogramma elaborato per le singole Attività deve essere realistico; esse devono essere definite con le stesse denominazioni utilizzate in precedenza e raggruppate secondo i rispettivi Risultati attesi di riferimento.

7.2 – Annualità

Ripartite le attività per anni, si deve  dare particolare rilievo alle attività del primo anno.

7.3 – Attori

A destra della tabella vanno specificati gli attori coinvolti nella realizzazione di ciascuna attività.

7.4 – Attività particolari

Vanno evidenziate le attività preparatorie, iniziali, ricorrenti e conclusive (reporting, monitoraggio, hand over, ecc.).

All’ottavo capitolo si dimostra la “8 – Sostenibilità”, utilizzando non più di due pagine.

Bisogna fornire elementi informativi, sintetici e chiaramente distinti, per tre differenti temi:

8.1 – Sostenibilità economico-finanziaria

Qui si formula una previsione realistica sulla sostenibilità economica delle attività generate dal progetto, dopo la sua conclusione (copertura di costi ricorrenti, manutenzione, ecc.).

8.2 – Sostenibilità istituzionale

8.2.1 – E’ necessario identificare chiaramente quali organizzazioni locali, esistenti o da creare, e con quali modalità concrete, gestiranno le attività generate dal progetto, dopo la sua conclusione.

8.2.2 – Va evidenziato il ruolo specifico che in proposito svolgeranno la controparte locale e gli altri soggetti istituzionali coinvolti nella realizzazione del progetto, nonché le attività di capacity building pianificate.

8.2.3 – Si indicano anche le eventuali misure di accompagnamento che saranno messe in opera dal governo o da altre autorità del paese beneficiario.

8.3 – Sostenibilità socio-culturale

Qui si devono identificare chiaramente le misure di accompagnamento previste per assicurare l’accettabilità socio-culturale delle eventuali innovazioni introdotte dal progetto.

Il nono capitolo descrive le “9 – Risorse umane, fisiche e finanziarie”, occupando un massimo di 5 pagine.

9.1 –  Elenco delle risorse

9.1.1 -Si crea un elenco, in tre parti, delle risorse umane, fisiche e finanziarie necessarie alla realizzazione delle attività del progetto, specificando i relativi costi stimati (unitari e totali).

9.1.2 – Vanno utilizzate le stesse voci di spesa (e nello stesso ordine) del Piano Finanziario.

9.1.3 – Si devono specificare la qualifica, il ruolo e le funzioni del personale previsto (espatriato e locale), precisando la durata dell’incarico.

9.1.4 – va anche specificato il metodo di calcolo utilizzato per il lavoro benevolo e gli altri dei apporti conferiti in valore.

9.1.5 – Se esiste una specifica dei “Costi ammessi”, bisogna usarla come riferimento.

Il capitolo finale descrive il “10 – Il piano finanziario”, in un paio di pagine.

La stima dei costi per annualità e per soggetto istituzionale viene mostrata in due tabelle.

10.1 – Voci di spesa, per anno.

10.2 – Sintesi dei costi a carico, per anno ed attività, e per attore.

 

2 – Presentazione dell’organizzazione proponente.

Questa parte del documento di progetto presenta un capitolo di descrizione dell’organizzazione proponente e delle sue attività e strutture operative, ed un secondo capitolo dedicato alla sua capacità di promozione e gestione di progetti.

I dati del primo capitolo  vengono poi ripetuti in ulteriori capitoli dedicati ad ogni altra organizzazione partner del progetto.

2.1 – Descrizione dell’organizzazione proponente

2.1.1 – Informazioni generali           Sono inserite in una scheda standardizzata che riporta:

Nome e sigla del proponente                                          Stato giuridico

Data di costituzione                            Data d’inizio attività

Sede legale                                          Recapito

Numero di telefono                           Numero di fax                      Sito interne                          E.mail                                     t:

Referente operativo per la gestione del progetto                                                                     E.mail

Iscrizione a registri di riconoscimento d’idoneità

2.1.2 – Attività e strutture operative, contenute in non più di 3 pagine.

2.2.1 – Principali attività. In 1 pagina, bisogna presentare le principali tipologie di attività dell’organizzazione.

2.2.2 –  Affiliazioni, partenariati e accreditamenti. Massimo 1/2 pagina. Si deve descrivere sinteticamente l’eventuale appartenenza a reti o associazioni di secondo o terzo livello operanti nell’ambito della cooperazione, e le forme di accreditamento presso – o collaborazione con – altri donatori, organismi internazionali o paesi membri dell’Unione Europea.

2.2.3 – Organizzazione interna e gestione progetti. In 1 pagina bisogna presentare l’organizzazione interna (compreso l’organigramma) dell’organizzazione e delle sue procedure decisionali, con particolare riferimento a quelle utilizzate per la gestione dei progetti. Si riporta la composizione integrale del Consiglio d’Amministrazione (o equivalente).

2.2 – Capacità di promozione e gestione progetti.

In massimo 4 pagine, si inseriscono tabelle relative a:

2.2.1. Dati finanziari e patrimoniali. Entrate – per fonti – ed uscite – per attività – negli ultimi 3 anni.

2.2.2. Personale. Degli ultimi 3 anni.

2.2.3 – Progetti. Realizzati ed in corso. Per area geografica, settore, donatore principale.

2.3 – Organizzazioni partner

Per ogni Organizzazione, si riportano le informazionii di cui al precedente punto 2.1 .

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