Monitoraggio

Monitoraggio

Una volta formulato il progetto ed assicurati i finanziamenti, comincia la fase di realizzazione.

Cominciano anche i problemi: il progetto non procede esattamente come programmato, spesso prende una direzione diversa da quella prevista. Una buona gestione richiede che questi problemi vengano identificati e risolti; è bene disporre di un metodo  per controllare che essi non facciano deviare dagli obiettivi prefissati.

Il metodo consiste nel  Monitoraggio: è necessario disegnarne un sistema efficace, in cui siano chiari sia i punti essenziali da trattare, sia gli ostacoli da evitare.

Il Monitoraggio di un progetto è quindi parte integrante della sua gestione ordinaria;  è una attività sistematica, che interessa tutti i livelli di gestione.  Esso si basa su Rapporti formali e comunicazione informale.

La raccolta e l’analisi delle informazioni  riguarda le risorse, le attività e i risultati attesi, quali risultano dal quadro logico; paragonando i progressi effettivi con quanto previsto dal progetto, si mettono in luce le differenze e  si possono decidere azioni aggiuntive e/o correttive.

Predisposizione del sistema di monitoraggio

In fase di realizzazione del progetto viene disegnato un sistema di monitoraggio, con  un percorso a 5 tappe:

1. Analisi degli obiettivi del progetto.

Se gli obiettivi sono chiari, è facile individuare le azioni con cui si è pensato di raggiungerli. Fatto questo collegamento, la scelta degli indicatori di monitoraggio diventa più semplice.

2. Esame delle procedure di Realizzazione.

Questo esame serve per decidere che livello di dettaglio serve effettivamente ad ogni livello decisionale. I livelli di gestione del progetto hanno esigenze diverse per quanto riguarda il tipo d’informazione e la frequenza dei rapporti; bisogna  capire quali esigenze d’informazione si legano a quali ruoli decisionali.

3. Controllo degli Indicatori  di raggiungimento degli obiettivi.

Da questo controllo si misura il raggiungimento degli obiettivi. Particolarmente importanti sono gli indicatori economico-finanziari: dai registri va controllata prioritariamente la corrispondenza  tra spese effettuate e spese previste per quel livello di realizzazione. Il controllo riguarda anche le risorse fisiche utilizzate. Per il controllo del grado di realizzazione ci si riferisce alla tabella delle Attività.

4. Predisposizione dei  Formati  per i Rapporti.

I formati saranno diversi a seconda del livello gestionale che deve riceverli. Chi legge il rapporto deve trovarvi quasi esclusivamente le informazioni pertinenti all’analisi che deve fare, quindi i formati vanno pensati in moda da dare solo l’informazione dovuta e facilitarne l’analisi.

5. Preparazione del piano per la messa in atto del Monitoraggio .

Il piano deve contenere i dati relativi al personale necessario, alle sue competenze e requisiti, alla distribuzione dei compiti di raccolta delle informazione e di redazione dei rapporti.

Start up Workshop

Poiché  tra le fasi di progettazione e di realizzazione è certamente trascorso del tempo e quindi il contesto può essersi modificato, la riunione di inizio del progetto (Start-up workshop) deve riunire tutti gli attori coinvolti per rivedere i documenti del progetto e le condizioni chiave. Queste formeranno la base del sistema di Monitoraggio e di Valutazione.

Esigenze d’informazione

Le esigenze informative dei diversi livelli di gestione del progetto sono differenti tra loro: il grado di dettaglio dell’informazione e la frequenza dei Rapporti varieranno a seconda di chi deve ricevere i rapporti, e diminuiscono con il salire del livello.

E’ utile creare una tabella in cui per ogni attività si possano inserire quattro informazioni:

Attività

Informazione richiesta

Quale è la fonte

A chi serve il rapporto

Chi redige il rapporto

         
         
         

E’ necessario che chi utilizza un rapporto e chi lo redige abbiano opinioni simili sulla sua utilità ed il suo fine.  Questo aspetto può presentare due punti critici:

  • Non è detto che il destinatario del rapporto sappia in anticipo che cosa gli serve.
  • I destinatari dei rapporti tendono a chiedere più informazioni di quelle che realmente servono.

Queste ed altre difficoltà si risolvono mediante:

  • Riunioni di programmazione e revisione, ove si possano scoprire le mancanze e gli eccessi
  • Suggerimenti dei destinatari dei rapporti sui formati degli stessi.

Indicatori

Gli indicatori devono essere ben specificati. Nello sceglierli non si deve incorrere in questi errori:

la scelta di troppi indicatori.

Se si raccoglie più informazione del necessario, non solo si ha uno spreco di risorse, ma si creano anche problemi a chi deve leggerla ed analizzala. Il giusto rapporto tra monitoraggio e gestione deve richiedere il livello minimo d’ informazione necessaria. A livello basso l’informazione deve essere più dettagliata, salendo servono di più dati aggregati e concisi.

la scelta d’indicatori eccessivamente complicati .

Questo crea problemi nella raccolta dei dati: servono capacità e risorse. Usando invece semplici indicatori qualitativi si possono fornire informazioni complesse in maniera sintetica.

un’eccessiva importanza data agli indicatori di progresso.

Questi non dicono molto sugli effetti  che saranno prodotti dal progetto.  Invece gli indicatori d’impatto, che misurano le reazioni dei beneficiari delle realizzazioni,  danno informazioni più utili, relative a efficacia e sostenibilità degli obiettivi raggiunti.

Documentazione

E’ necessario che l’andamento del progetto sia controllato ogni settimana, o due.

L’informazione raccolta deve pervenire a chi di dovere al momento giusto e nel modo adatto.

Vi sono due meccanismi utili a dare l’informazione necessaria in maniera efficiente e tempestiva:

  1. i Rapporti di Avanzamento del Progetto :  resoconti periodici dei progressi, a cadenza settimanale, mensile o trimestrale, basati sugli indicatori fisici e finanziari derivati dalla matrice del Quadro Logico, dalla Tabella d’Attività e dall Schede di Spesa.
  2. le Riunioni di Revisione del Progetto : riunioni periodiche per la verifica dei progressi  rispetto al programma. La situazione corrente ed i possibili rischi sono discussi basandosi su documenti o su racconti a voce. Ma troppe riunioni possono essere dannose: si può passare più tempo a programmare che a fare e finire col rivedere continuamente il programma.

Rapporti di Avanzamento

Questi Rapporti devono essere confrontati tra loro nel tempo, quindi devono essere scritti con un formato che faciliti questo compito.

Essi devono riferirsi al Quadro Logico, alla tabella d’Attività ed alle Schede di Spesa. Per il Quadro Logico, devono essere osservati gli indicatori di quantità/qualità/tempo (QQT) delle tre prime righe; per le Attività si controllano i traguardi e si fanno previsioni temporali; per le Schede di Spesa , le stime e le previsioni.

I rapporti di Avanzamento descrivono lo stato di avanzamento  del progetto, valutato rispetto agli indicatori ed ai traguardi stabiliti.

 

Il Formez italiano ha proposto  questa struttura di riferimento:

I dati che riguardano successi programmati si confrontano con

➥ Dati sui successi reali ottenuti, per identificare …

➥ Rilevanti deviazioni dal piano, come base per ….

➥ Identificazione di problemi ed opportunità, per identificare ….

Azioni e alternative correttive.

All’interno di questa struttura, il Rapporto dovrebbe includere:

1. Un riassunto della situazione corrente del progetto valutato attraverso gli indicatori per l’Obiettivo Specifico e per i Risultati.

2. Le principali Attività intraprese nel periodo descritto dal Rapporto, in confronto con la Tabella d’Attività stabilita.

3. Le spese sostenute nel periodo a cui si riferisce il Rapporto e le spese cumulate dall’inizio progetto, in confronto al budget e alla Scheda di Spesa stabilita.

4. Una stima del numero dei clienti serviti o dei beneficiari raggiunti durante il periodo.

5. I problemi correnti o previsti ed eventuale piano di soluzione.

6. Principali attività programmate e tabella per il periodo seguente.


 

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